Artículo escrito por Ángel María Herrera, Fundador de Samastah y reconocido experto en Productividad
A lo largo de la semana hay muchas cosas que hacer. A veces, son tantas que te sientes arrastrado por ellas a lo largo de los días, golpeado contra todas las cosas pendientes como si un río embravecido te lanzase contra las piedras de su lecho, en un desesperado rafting sin barca a la que agarrarse.
Esa sensación, muy conocida por quienes tienen más tareas que horas cada día, es evitable. Es posible hacerse dueño del propio tiempo y navegar tranquilamente por la semana, con todo atado, e incluso con tiempo de sobra para hacer fotos de los pescadores de la orilla.
1.- Objetivos: los cimientos y la meta
Lo primero que necesitas para que una tarea sea exitosa, es que tenga objetivos. Si no, ¿cómo puedes medir si ha dado fruto? Plantéate objetivos claros, mesurables, realistas y alcanzables, y deja que cualquier persona que trabaje contigo los conozca. Los objetivos son la meta hacia la que deberás dirigirte, y tenerlos claro te ayudará a recorrer mejor el camino.
2.- No sin mi agenda
Planifica tu día, tu semana, tu mes y tu año. Planifica y anota todo aquello que a día de hoy puedas prever, y procura averiguar cuantos más datos mejor sobre las cosas que aún no conoces. Una buena planificación minimiza las interrupciones, los olvidos y las improvisaciones innecesarias, y te dará mucho margen para trabajar.
Por supuesto, debes procurar que sea una planificación en la que tengas en cuenta todo lo que te afecta en tu día a día. La familia, el tiempo libre y tus aficiones deben tener lugar en tu planificación. No hay nada como los espacios en blanco.
3.- Ten claras las tareas a realizar
Tu objetivo es que tu empresa comunique mejor los beneficios de su producto. ¿Qué tareas se extraen de ese objetivo? ¿Quién debe realizarlas? ¿En cuánto plazo deben realizarse?
Cuanto más concreto seas a la hora de especificar las cosas pendientes, más sencillo te resultará saber cuánto tiempo te tomará llevarlas a cabo, y cuándo obtendrás resultados.
Desglosa cada tarea en tareas más pequeñas y fáciles de hacer. Piensa que toda montaña se escala en etapas progresivas. No tendría sentido tratar de escalar el Annapurna en una tarde.
4.- Prioriza
No todas las tareas son igual de urgentes ni, desde luego, igual de importantes. Utiliza el diagrama de Urgencia e Importancia del que ya te han hablado en Gremyo (http://www.gremyo.com/blogs/blog-gremyo/15088857-gestiona-bien-tu-tiempo-para-ser-mas-productivo-infografia), y actualízalo a medida que las tareas se realicen, o que entren otras nuevas.
El sistema de “lo hago cuando me llega” nunca funciona, a no ser que tu objetivo sea naufragar en un caos de estrés.
5.- Si lo puedes hacer rápido, ¡hazlo ya!
David Allen recomendó en su libro Getting things done que si puedes llevar a cabo una tarea en dos minutos o menos, la realices inmediatamente.
Puede parecer de Perogrullo, pero lo cierto es que normalmente funcionamos al revés: “Eso lo hago en un momento, mejor lo dejo para luego”. Y terminamos por encontrarnos con una montaña de pequeñas cosas pendientes.
Si es posible hacerlo rápido, hazlo ahora, y además de haberte quitado trabajo de encima, te sentirás realizado.
6.- Descansa
No te sobrecargues. Mejor descansar media hora cada dos horas que hacer cinco horas seguidas y acabar totalmente saturado. El cerebro necesita distraerse cada cierto tiempo, y tu cuerpo agradecerá cambiar de postura.
Si intentas hacerlo todo de golpe y de inmediato, tal vez tengas un rendimiento muy alto un par de días, pero terminarás por no poder con todo.
7.- Controla tu e-mail
A menudo, es la bandeja de entrada la que nos controla a nosotros. Mucha información de muchos lugares diferentes, toda queriendo llegar en primer lugar.
No dejes que se te eche encima. Divide los correos en urgentes, importantes, interesantes y prescindibles, y contesta en consecuencia.
Reserva un momento de tu día para responder a los correos acumulados, con otros momentos más breves para encargarte de los que han llegado durante las horas en que no has revisado.
Fuera de esos momentos, ignora tu bandeja de entrada.
8.- Reduce las distracciones
No entres en Internet si no es imprescindible, trata de acumular reuniones y conversaciones telefónicas en días concretos y procura trabajar en un espacio tranquilo.
No te distraigas a ti mismo. Si de repente recuerdas que olvidaste encargarte de algo, no dejes todo lo que estás haciendo para ocuparte de ello. Anótalo y hazlo más tarde.
9.- Sé realista
La semana tiene siete días, y cada día tiene 24 horas. No intentes llenarlos más, porque no va a funcionar, sólo lograrás frustrarte y estresarte terriblemente.
Nadie espera de ti que seas un superhéroe, pero si intentas serlo y fracasas, todos se sentirán decepcionados, sobre todo tú mismo.
10.- Respira y desconecta
Cuando salgas del trabajo, desconecta por completo la parte de tu cerebro que se encarga de ello. No revises el correo, no termines trabajo en casa, y cuida de ti mismo.
Dedica tiempo en tu semana a meditar o a hacer actividades que te ayuden a relajarte como el yoga, o cualquier otro deporte. Cuida tu bienestar mental, y cualquier tarea te resultará mucho más sencilla de afrontar.
